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公司档案工作计划范文ppt

2022-06-16 22:32:44 范文大全 0 评论
  公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本计划。计划如下:
  一、文件材料的收集管理
  1、公司指定专人负责文件材料的管理。
  2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
  3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
  二、归档范围
  1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
  2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
  3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
  4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
  5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。
  6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
  三、归档要求
  1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
  2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
  3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
  4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
  5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
  6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
  四、档案管理人员职责
  1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
  2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
  3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
  4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
  5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
  五、档案的利用
  1、公司档案借阅。
  (1)公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《机密文件借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准;受控文档的借阅要由总经理签字批准。
  (2)外单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
  2、档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
  3、公司档案只有公司内部人员可以复制,复制者都要填写《机密文件复制单》,报主管人员批准后,方可复制。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准;受控文档的借阅要由总经理签字批准。
  4、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究当事人责任。
  5、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经总经理批准才能摘抄或复制。
  6、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
  7、不准转借,必须专人专用。
  8、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
  六、档案销毁管理
  1、对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。
  2、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
  3、销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
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